Zwölf Tipps, wie Sie schneller in Excel arbeiten

Das mächtigste dieser Programme ist die Tabellenkalkulation Excel. Doch ausgerechnet mit Excel stehen Gelegenheitsnutzer auf Kriegsfuß, denn auf den ersten (und auf den zweiten und dritten) Blick wirkt Excel zunächst wie ein undurchdringliches Dickicht aus Funktionen und Zauberei.

Dabei gibt es einige Tastenkombinationen (Shortcuts), die das Leben und Arbeiten mit Excel erheblich erleichtern – und plötzlich erledigen Sie Aufgaben, für die Sie ursprünglich Stunden benötigt haben, binnen weniger Minuten.

Klingt banal? Ist aber lebenswichtig. Wer im Flow arbeitet und in sein Tabellenwerk vertieft ist, vergisst schon mal, seine Arbeit zu speichern. Und wie es der Teufel will, können Stromausfälle oder Systemabstürze die Arbeit mehrerer Stunden in einem Sekundenbruchteil zunichtemachen. Abhilfe schaffen Sie, indem Sie die Tastenkombination Strg+S fest in Ihrem Hirn verankern. Wenn Strg+S in Fleisch und Blut übergegangen ist, nehmen Sie das Speichern gar nicht mehr als Arbeitsschritt wahr.

Text, Zahl, Datum, linksbündig, zentriert, Uhrzeit, Geldbetrag… Es gibt unzählige Varianten, wie Sie Zellen in Excel formatieren können. Dazu klicken Sie mit rechts in die zu formatierende Zelle und wählen anschließend „Zellen formatieren“. Noch schneller geht es, wenn Sie den Shortcut Strg+1 drücken. Sofort poppt das entsprechende Fenster auf und Sie können die ausgewählte(n) Zelle(n) formatieren.

Excel-Tabellen können lang und unübersichtlich werden. Um schnell ans Ende einer Tabelle springen zu können, drücken Sie einfach Strg und die entsprechende Pfeiltaste. Mit einem Satz landen Sie am unteren oder rechten Ende Ihrer Tabelle. Zurück zum Anfang kommen Sie ebenfalls mit Strg und Pfeiltaste.

Wollen Sie eine Spalte sortieren, etwa alphanumerisch aufsteigend, können Sie das über die Menüleiste machen. Schneller geht es, wenn sie in die erste Zeile der Spalte klicken und dann das Shortcut Strg+Shift+L drücken. In der ersten Zeile erscheint dann ein kleiner Pfeil. Nach einem Klick darauf, erhalten Sie verschiedene Möglichkeiten, die Daten zu sortieren.

Um den Inhalt einer Zelle zu bearbeiten, können Sie entweder einen Doppelklick in der Zelle ausführen. Dann blinkt ein Cursor in der Zelle, den Sie per Pfeiltaste bewegen können. Noch schneller geht es, wenn Sie auf F2 drücken, um in den Editier-Modus zu kommen. Den verlassen Sie wieder mit der Escape-Taste.

Wenn Sie in einem Feld mit einer hinterlegten Formel die F2-Taste drücken, können Sie einerseits die Formel bearbeiten und bekommen andererseits angezeigt, auf welche Felder sich die Formel bezieht.

Auch wenn Daten in Excel zwar wie in eine Tabelle eingetragen werden können, haben Sie noch keine echte Tabelle. Die müssen Sie extra erstellen. Geben Sie dazu einfach Ihre Daten ein. Anschließend markieren Sie den gewünschten Bereich und betätigen das Tastaturkürzel Strg+T. Ein Popup fragt Sie anschließend noch ein paar Details zur gewünschten Tabelle ab. Nach einem Klick auf „Ok“ erhalten Sie eine formatierte Tabelle – sogar mit Spaltenüberschriften.

Sie haben Ihre Daten eingegeben und würden sie gerne als Diagramm präsentieren? Markieren Sie einfach Ihren Datensatz. Mit dem Shortcut Alt+F1 erstellt Excel ein Diagramm. Zunächst präsentiert Excel ein Säulen-Diagramm. Mit einem Rechtsklick können Sie die Darstellungsform aber noch ändern.

Beim Übertragen größerer oder unvollständiger Datensätze kann es vorkommen, dass beim Eintragen einige Zellen zunächst leer bleiben. Sollen die später befüllt werden, kann es schwierig sein, sie zu finden. Abhilfe schaffen Sie mit diesem Trick: Markieren Sie alle Zellen in der Tabelle und drücken anschließend F5. Excel zeigt Ihnen dann die leeren Zellen farblich markiert.

Angenommen, Sie bekommen einen lausig formatierten Datensatz mit den Mitgliedern Ihres Vereins. Das ist zwar eine Excel-Tabelle, aber in jeder Zelle stehen der Name und Anschrift einfach hintereinander. Sie wollen die einzelnen Daten aber ordentlich auf eigene Spalten aufteilen. Das ist ziemlich einfach.

Nehmen wir an, es liegen folgende Daten vor:

SIHK Akademie Hagen, Eugen-Richter-Str. 110, 58089 Hagen

SIHK Akademie Hemer, Am Ballo 12, 58675 Hemer

SIHK Akademie Lüdenscheid, Am Lehmberg 14, 58507 Lüdenscheid

Schreiben Sie dazu einfach in die erste Zeile neben den vorhandenen Datensatz die Daten so, wie Sie sie haben möchten. Markieren Sie anschließend die gesamte zweite Spalte und drücken Strg+E. Nun übernimmt Excel die Vorgaben, die Sie in der ersten Zeile gemacht haben, auch für alle weiteren.

Das funktioniert auch dann, wenn Sie z.B. eine Liste mit E-Mail-Adressen haben, die alle im Format vorname.nachname@firma.de vorliegen, und diese Liste gerne um Spalten mit den Vor- und Nachnamen der Personen erweitern wollen.

Oft fällt beim Bearbeiten einer Datei erst später auf, dass in den Datensatz noch eine Zeile oder Spalte eingefügt werden muss. Das geht natürlich mit der rechten Maustaste und dem Kontextmenü. Noch schneller funktioniert es so:

Zeile/Spalte hinzufügen: Markieren Sie eine Zeile/Spalte und drücken Strg+Pluszeichen

Zeile/Spalte löschen: Markieren Sie die zu löschende Zeile/Spalte und drücken Strg+Minuszeichen (am Ziffernblock)

Wenn Sie schnell das Datum des aktuellen Tages in eine Zelle einfügen wollen, geht das ganz einfach mit dem Shortcut Strg+. (Punkt) Die aktuelle Tageszeit erhalten Sie mit Strg+Shift+: (Doppelpunkt). Die Zellen sind dann automatisch als Datum bzw. Uhrzeit formatiert.

Wenn Sie einem Datensatz aus Versehen das falsche Zahlenformat zugewiesen haben – z.B. Uhrzeit statt Datum –, können Sie diesen Schritt auch später noch rückgängig machen. Der Shortcut Strg+Shift+6 macht alle Formatierungen im zuvor markierten Bereich rückgängig.

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